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O processo de briefing é fundamental, tanto para empresas quanto para clientes: evita uma série de conflitos e torna mais eficaz o contato entre cliente e empresa.
Quem trabalha com criação sabe a importância de um briefing bem preenchido!
Profissionais de atendimento em agencias de publicidade, marketing, além de diversos outros ramos que também contam com a importância do briefing para produção, vivenciam em seu cotidiano os mais diversos problemas oriundos de um briefing ineficaz.
Quando um projeto está prestes a começar, é tentador ir direto para a criação de conteúdo em andamento.
Contudo, inicia-lo sem que antes tenha havido um briefing completo pode gerar muitos problemas, podendo levar a mal-entendidos que, muitas vezes, descarrilam os projetos, grandes e pequenos.
O briefing, quando não feito de maneira completa, também pode ser motivo para discordia interna nas agências e locais em que diversos profissinais participam de um memso processo de produção.
O briefing é o que vai orientar os profissionais, e, comumente, os responsáveis por aquilo que não agrada os clientes são os profissionais responsáveis por cobrar deles o briefing.
Portanto, um processo de briefing desde o início do contato com o cliente é parte essencial de uma estratégia liderada por conteúdo.
Isso requer um certo esforço conjunto, entre contratado e contratante, mas economizará muito esforço e agravamento a longo prazo, dando a todos – aos encarregados, autores e outros criadores de conteúdo – a mesma compreensão do que é necessário.
Termo extremamente popular em agências de publicidade e marketing, mas, em geral, todo projeto de produção deve contar com um, o briefing se trata de um punhado de instruções sobre o projeto que se iniciará.
Os briefings iniciais presenciais ou verbais precisam dar aos criadores de conteúdo uma compreensão de onde o trabalho deles se situará e dar a eles a oportunidade de fazer perguntas iniciais.
A ideia é dar contexto sem excesso de informação ou excesso de complicações.
Podem existir diversos formatos e tipos de briefing, e cada empresa decidirá qual a melhor forma de trabalhar esta questão.
Em geral, os profissionais de atendimento é que realizam o briefing, conversando com os clientes e obtendo deles as informações necessárias.
Também é comum que empresas disponibilizem formulários para preenchimento do briefing, nos quais os clientes devem inserir as informações por conta própria.
Assim, o briefing nada mais é do que todas as instruções fundamentais que o contratante deve passar ao contratado para uma determinada produção.
Em empresas que trabalham com produção on demand (por demanda), como as agências de publicidade mas também produtoras de vídeo, agências de criação de webpages, e diversos outros tipos de empreedimentos, entender o que o cliente busca é fundamental para que não haja conflitos.
Como dito, há mais de uma forma de se trabalhar o processo de briefing, e não há, de fato, uma regra que dite como este deve ser feito.
O ideial é que cada empresa entenda como obter o briefing de seu cliente da melhor forma possível para seus moldes de trabalho.
Assim, se sua empresa tem poucos clientes, porém clientes grandes e de alto valor, provavelmente o melhor é ter um profissional que faça um atendimento pessoal.
Este profissional, em geral chamado de profissional de atendimento, vai se reuniar com o representante do cliente e conversar abertamente com ele, entendendo e registrando todos os aspectos importantes daquele projeto.
Este profissional fica responsável por passar o briefing para todas as partes das equipes de criação, bem como por intermediar a relação entre cliente e empresa, fazendo a ponte entre aquilo que está de acordo com o que ele solicitou – no briefing – e o que não está.
Uma outra forma comum de se trabalhar o processo de briefing, e mais comum é empresas com uma quantidade muito grande de clientes, é através do preenchimento de um formulário, de forma escrita, pelo próprio cliente.
Neste tipo de processo, não há a presença do profissional de atendimento intermediando a relação. O cliente recebe um tipo de documento para entrega das informações de seu projeto, de modo que ele mesmo deve preencher com atenção tudo aquilo que é pedido no briefing.
Há algumas empresas, como a Webdata, que contam com a capacidade tecnica de funcionários para criar seu próprio sistema de briefing, já conectado ao restante de seus sistemas, o que simplifica muito a produção.
Contudo, é possível criar documentos de briefing de diversas formas, fazendo uso de Word, Excel, PowerPoint, Google Docs…
Briefings para devem ser preenchidos usando um formulário que reúna todos os elementos essenciais que os autores precisam levar em conta na hora da produção.
Estes podem incluir:
Versões abreviadas dos briefings podem ser criadas para conteúdos menos complexos.
Também é fundamental que o conteúdo produzido seja verificado em relação ao briefing durante o processo.
Isso possibilitará a oportunidade de testar a força dos briefings, bem como o processo de aprovação, e resolver todos os problemas antes que a produção de conteúdo comece a sério.
Agora você que você já sabe o que é, como faz e qual a real importância de um briefing, que tal aprender sobre as personas de seu negócio? Aposto que depois desta leitura, o seu negócio fluirá com maior rapidez e produtividade.
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